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マナーレッスンマナーレッスン

ちょっとした言葉づかい、立ち居振る舞いで、あなたの印象は良くもなり悪くもなり、信頼できる人物だと思われたり思われなかったりします。職業、性別、年齢に関係なく、身につけておくべきマナーをご紹介します。

電話電話

電話応対は、社会人として身につけておかなければならない、重要なスキルの1つです。連絡を取る手段はいろいろありますが、電話は自分をアピールできる最も有効な手段であるとも言えます。ハキハキと丁寧な受け答えができれば、相手に好印象をもたれることも多いでしょう。電話応対の基本的な知識を学んで、自分に自信をつけましょう!

★はじめにここだけはチェック!★はじめにここだけはチェック!

  • 電話をかける前に必ずメモをとる準備を!電話をかける前に必ずメモをとる準備を!
  • 第一声は元気よく!声は1トーンUP!第一声は元気よく!声は1トーンUP!
  • 受け答えは、ハキハキ、丁寧に。受け答えは、ハキハキ、丁寧に。
  • 用件は整理して簡潔に話そう。用件は整理して簡潔に話そう。
  • 焦らずゆっくり落ち着いて焦らずゆっくり落ち着いて

電話をかける前に、おさえておきたいポイントです。とくに見学申込の問合せをする際は、直接電話でやりとりすることがあると思います。電話は相手が見えない分、言葉遣いや声のトーンなどで印象が変わってきます。始めは緊張すると思いますが、焦らず落ち着いて元気よく話すように心がけましょう。

★まずは基本的な電話のかけ方をチェック!★まずは基本的な電話のかけ方をチェック!

社会人なら知っておこう!

★ 電話対応の一般常識 ★★ 電話対応の一般常識 ★
◎ 相手は見えなくても、きちんとした姿勢で!

相手が見えないからといって、だらしない態度で電話するのはNGです。
正しい姿勢で笑顔を忘れずに。そうすれば自然と声のトーンも上がり明るい対応ができます。
電話は、会って話すよりも声が聞き取りづらいものです。
いつもよりハキハキ話すよう心がけましょう!

◎ 電話をかける時間帯を考える

始業直後、就業直前の忙しい時間帯やお昼休みの時間帯はなるべく避けましょう。
どの時間帯にかける場合でも「お時間よろしいでしょうか。」の気遣いの一言を添えましょう。
急ぎの用事で就業時間外に電話をかける場合は、以下のような一言を添えると良いですね。
◆就業時間外に電話をかける場合は・・・
「遅い時間に申し訳ございません(朝早くに申し訳ございません)」
◆お昼休みにかける場合は・・・
「お休み時間中に失礼いたします」

◎ 携帯電話でやりとりをする場合

登録していない番号からの着信を拒否している場合があると思いますが、病院や先生など電話がかかってくる可能性がある人とやりとりがある場合は、必ず事前に番号を登録して、着信拒否にならないようにしましょう。
折角かけてくれたのに、着信拒否になってしまったら相手に大変失礼ですね。

■初めてかける場合

お忙しいところ、恐れ入ります。
はじめまして、
私、○○大学××××と申します。
●●の件でお電話いたしました。
ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

■何回かやりとりがある場合

お忙しいところ、恐れ入ります。
私、○○大学××××と申します。
恐れ入りますが、▲▲課の□□様を
お願いできますでしょうか。
ご本人が出た場合
  • お忙しいところ、恐れ入ります。
    ただいま、お時間はよろしいでしょうか。
  • 「(時間が)大丈夫です」と言われた場合
  • ありがとうございます。
    ○月○日の病院見学についてですが…………
    ※用件は簡潔に!
  • お忙しいところ、ありがとうございました。
    よろしくお願いいたします。
    失礼いたします。
    (…話し終えたら、相手が電話を切ったのを確認してから静かに電話を切りましょう)
閉じる
ご本人が不在・代理人の方が出た場合
  • お忙しいところ、恐れ入ります。
    □□様は、何時頃お戻りでしょうか。
  • 「○時に戻る」と
    言われた場合
    「本人が戻り次第
    電話する」と
    言われた場合
  • ありがとうございます。では、○時にこちらからお電話いたします。よろしくお願いいたします。
    ありがとうございます。こちらからのお願い事ですので、改めて(○時頃)こちらからお電話いたします。
  • お忙しいところ、ありがとうございました。
    よろしくお願いいたします。
    失礼いたします。
    (…話し終えたら、相手が電話を切ったのを確認してから静かに電話を切りましょう)
閉じる

★応用編★応用編

以下では、シチュエーションごとに電話の受け答えのサンプルをご紹介しています。事前にこんな感じで伝えようかな?とシミュレーションしておくだけで、いざというとき焦らず受け答えできるはずです!
電話が苦手な方、どう話せばいいか分からない…と悩んでいる方に少しでもご参考いただければと思いますので、是非チェックしてみてください。

※各項目をクリックすると、電話のテンプレートや解説がご覧いただけます。
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  • 常仁会牛久愛和総合病院
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