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ビジネスマナー講座
些細なことで、あなたの印象は良くもなり悪くもなり、信頼できる人物だと思われたり思われなかったり…職業、性別、年齢に関係なく、身につけておくべきビジネスマナーがあります。
身だしなみ 面接 履歴書と名刺 メールと電話
身だしなみ
誠実感・清潔感のある身だしなみが大切
面接官はじめ社会で出会う人々の多くは、一世代も二世代も上の方であり、そういう方々に受け入れられやすい服装や外見、言葉づかいや話し方、態度、身振り、手振りなどで臨むことが大切。姿勢にも気をつけましょう(猫背はだらしなく見えます)。
また、患者さんと接するようになったときも同様な考え方を忘れずに。スーツということはなくなるでしょうが、不安感を与えないよう、相手の立場に立って、自分の身だしなみや人への接し方を考えるようにしましょう。相手を思いやる気持ちが最も大切です。
身だしなみ
「白衣」と「聴診器」および自分の大切な医療用具は常に携帯しましょう。
面接だけの予定でも、白衣や聴診器は常にカバンに入れておくことが、医師としての心がまえにつながるといえます。またそれにプラスして、各自の専門分野で日常的に使用している医療用品があれば持参するとよいでしょう。


面接
面接はどこから始まるか
受付、控え室、しいて言えば、家を出たときから、始まっているといえるでしょう。横柄な態度や言葉づかい、携帯電話の使用、居眠り、大声で騒がしく話す、など注意しましょう。またそれは面接時に限ったことではありません。常にどこで誰に見られているか分からない、という意識をもち、日頃から礼節正しい言動を心がけましょう。医師となるあなたは、遠くない将来、多くの患者さんから、いろいろな場所でいろいろな場面で、常に多くの視線を集めると考えて間違いはありません。
面接で見られるポイント
医療機関で研修を行う=働くことは、多くの医師、医療関係者の皆さんとともに働く、ということです。何より面接で見られるポイントとして考えておきたいのは、協調性があり、フットワーク軽く、柔軟に積極的に前向きに、仕事ができる人間であるかどうか、すなわち、その面接官が同じ職場で一緒に働きたいと思える人間であるかどうか、です。
質問には手際よく答えること
質問はよく聞き、必要であれば質問もし、内容の本質をとらえて、端的に明確に回答すること。回答の最初からまわりくどい説明はNGです。まず回答の核心を伝えてから、必要であれば、また促されれば、その回答を導くにいたった理由、説明を行います。分からなければ分からないと、率直に相手に伝える勇気も必要です。言葉の裏づけとして、具体的な事実を示すことも大切。漠然とした一般論よりも、例えば…とひとつの事例を掲げて説明した方がより自分の考えたことが相手に伝わるでしょう。
【面接会場にて…入室〜退室】
ドアをノックし、「どうぞ」という返事を聞いてから、「失礼します」と声をかけて入室。
戸は静かに両手を使って閉める(前を向いたまま、後ろ手で閉めるのはNG)。
入室したら、面接官に体を向けて一礼(30度程度の角度でおじぎ)。
用意された椅子の横まで進み、学校名、氏名、あれば面接番号を名乗り、「よろしくお願いいたします」と一礼。
面接官に着席を勧められたら、「失礼いたします」と、ひと言添えて着席(バッグ等の持ち物は椅子の横に置く)。
背筋を伸ばし、やや深めに腰をかける。手は軽くにぎってひざの上におき、足は組まない。
質問をされたら、相手の面接官の目をまっすぐに見て、はっきり明瞭に堂々と話をする。真剣さや信頼感を伝えることが大切。ぼそぼそとした小さい声、くだけた稚拙な言葉は使わない。しゃべりすぎも、黙りすぎもNG。「別に」とか「はあ」とか、何も考えていない印象を与える言葉はすべて減点対象になると考えておくこと。考えをめぐらすときは、目を伏せ気味にする方がよい。上を向いて考える姿は、幼稚な印象を与えやすく、また用意してきた答えを思い出そうとしているように見えたり、あまりよい印象を与えない。
面接終了後は、起立し「ありがとうございました」と一礼。椅子の横に置いた荷物をもち、出入り口まで進んだところで、もう一度面接官に向かって「失礼いたします」と一礼。戸は静かに両手で閉める(後ろ手で閉めるのはNG)。


履歴書と名刺
履歴書のつくり方
履歴書はすべての試験官が必ず目を通す書類であり、評価に最も基本的な資料として扱われます。履歴書が自分のイメージを左右することになりますので、履歴書の作成は正確に、また自己表現の1つの方法と考えて、丁寧に慎重に行いましょう。
⇒履歴書は、面接を行うための企画書、という考え方も大切です。たいていの場合、履歴書に書いてあることをベースに質問されますし、また質問されたい、PRしたいことを履歴書に魅力的に書いておけば、面接でのコミュニケーションのきっかけとなり、より具体的に自分をアピールできるでしょう(自分らしさ、記憶に残るようなオリジナリティーを表現することも忘れずに)。
面接などの前には、必ず自分の履歴書に再度目を通し、面接のシミュレーション、イメージトレーニングを行っておくと、当日、比較的スムーズに話ができるはずです。
履歴書および自己PRのための文書は、特に研修病院を探し始めてから決定するまでは、常に何部かカバンの中に入れておきましょう。事前に提出してある場合でも、面接時に持参すれば、万が一、何かの手違いがあったときにも役に立つでしょう。


メールと電話
メールの書き方
病院見学の申込みを行う方法としても、メールの利用は今やごく自然になっています。ここで気をつけたいのが、手軽だからといって礼を欠いても許されるということはない、ということです。電子メールは、手紙と同じ、と考えましょう。ビジネス文書の作成方法を参考に、誤字や脱字に注意することはもちろん(文字変換に注意!)、相手の氏名・職位・所属機関を省略せず正確に記し、拝啓・敬具などの挨拶言葉や季節の挨拶を用い、絵文字を使用せず、文書の最後に自分の連絡先を明記する(署名)、などに注意してメールを作成します。返信時に気をつけたいのは、相手の文章を断片的に引用しないこと。基本的に文章はすべて、自分の言葉できちんと作成することです。
また、コミュニケーションの順序として覚えておきたいのが、直接会うこと⇒電話で話すこと⇒電子メールや手紙などでのやりとり、です。コミュニケーションは本来、目を見て、身振り、手振り、口ぶりで、お互いにお互いの気持ちや考え方を伝え合うもの。最近は何でも、メールで簡単に済ませようとする人が多いですが、メールでは伝えきれないことがたくさんあり、メールに頼りすぎると、誤解や思い込み、勘違いなど、気持ちのすれ違いを重ねていくことになりかねません。注意しましょう。
【メールアドレスについて】
利用するメールアドレスは、hotmailやYahoo!などの無料メールアドレス、また携帯のメールアドレスは避けましょう。仕事に対する姿勢、相手に対する接し方などを軽く考えているなどと誤解される可能性があります。大学または病院の公式なドメインのアドレスが取得可能であれば、取得しておきましょう。http://www.umin.ac.jpの個人アドレスを取得することもおすすめです。
電話のかけ方
社会で働く人々は基本的に多忙と考えておきましょう。何の予備知識もなく電話をしても、目当ての方をつかまえることはなかなか難しいものです。まずは、時間を拘束することなく先方の都合で返信がもらえる電子メールで、事前に、電話で確認したいことがある旨を伝え、電話をしてもよいかどうか、よいとしたら何日(何曜日)の何時ごろがよいか、確認をとっておけばスムーズです。
それでも、電話に出ていただけないことは多々あります。その時は、所属機関(職位)、氏名、用件(簡潔に)、連絡先を伝え、再度連絡し直すのはいつがいいか確認し、分からないということであればメールで連絡をさしあげるという伝言、などをお願いしましょう。(先方から折り返し連絡をいただくことは、信頼関係が成立するまでは、また目上の人には基本的に、失礼にあたることになりますので注意しましょう)
また、アポイントの前日に、確認の電話を入れることは有効でしょう。あまり、こまめすぎる連絡も、相手に負担をかけてしまう可能性はありますが、確認、報告などは、メールと電話をバランスよく使い、行うとよいでしょう。